オフィス移転に必要な手続きとは

企業において、オフィスは仕事を行う場所ですから、業績を向上させるためには、より使い勝手の良いオフィスを提供することが大切です。そのため、事業拡張や新規事業の立ち上げを機にオフィス移転を行う事業所も少なくありませんが、無計画に実施すると必要以上に経費や移転までの期間がかかってしまいます。最適な職場環境が整備できるオフィスに移転するためには、必要な手続きを整理するとともに、新しいオフィスでどのような仕事を行うのか、また、どういった設備が必要なのかを明確にすることが大切です。その上で、移転までのスケジュールやそれぞれの手続きを行う担当者を決めていけば、円滑に新しいオフィスで業務を行うことができます。そこで、新しいオフィスに移転する際に必要な手続きについて解説します。

現在のオフィスを解約する手続きとは

新しいオフィスを探す前に、まず確認しなければならないのは、現在のオフィスの解約条件やその方法です。一般的に、オフィスを解約する場合には、解約予告を行う必要がありますから、解約に関する条件を確認せず、新しいオフィスを契約してしまうと、二重に賃貸料を支払うこととなったり、違約金が発生する場合がありますので注意が必要です。現在のオフィスを解約する場合、原状回復を行わなければなりません。これは、賃貸契約書に明記されているものですが、どこまでの範囲の修繕が必要なのか、貸主側の指定業者はあるかについては、必ずオーナーと確認しておくことが大切です。一方的に借主側で手続きを行うと、思わぬトラブルに発展する場合があります。また、手続きとしては、原状回復を依頼する業者の選定、費用の見積もりの依頼を行うことになります。

新しいオフィス移転にかかる手続きとは

新しいオフィスを探す際には、それに特化した不動産業者に依頼することが得策です。オフィス移転に重要な、立地・ビル・賃貸条件の3点を兼ね備えた物件を数多く取り扱っています。また、オフィスの賃貸借契約は内容が複雑であるため、その都度確認を行う必要がありますから、不動産業者選びも大切な手続きです。新しいオフィスが決まったら、オフィスレイアウトをデザインすることになりますが、快適な職場環境を提供する意味でも、一番大切な部分になります。また、機器類の配線工事などが必要となる場合もありますから、オフィスレイアウトを専門に取り扱っている業者に依頼することが最適な方法ですが、単に依頼するのではなく、どういったオフィスにしたいのかを明確にすることが大切です。新しいオフィスに移転する際は、官公庁への届出、取引先への連絡といった手続きが必要ですが、これらが漏れてしまうと開業できないこともありますので注意が必要です。最近では、オフィス移転の専門業者があり、細かい発注や手続きについて、窓口を一つにまとめることができますからこういった業者に依頼することも得策です。