どんな手続きを経てオフィス移転をするのか

企業イメージの向上やオフィス環境の改善といった理由から、オフィス移転を行う場合、様々な手続きやプロセスを経なければなりません。特にオフィスは、住宅とは異なりますから、官公庁等への手続きが遅れたり、漏れたりしてしまうと開業できない場合もあります。また、内装工事の発注が遅れてしまうと、移転計画そのものが大幅な見直しを迫られる結果にもなりかねません。したがって、移転計画が具体化してきたら、どういった手続きがいつまでに必要なのか、また、それぞれのプロセスにおける責任者は誰なのか、さらには全体を取り仕切る統括責任者は誰なのかを定め、早急にプロジェクトチームを発足させる必要があります。そこで、移転にかかる手続きやプロセスについて、時系列的に解説します。

現在のオフィスにかかる契約内容の確認からオフィス探しまで

まず、最初に行うことは、現在のオフィスの賃貸契約の内容を確認し、貸主に対して契約の解除通知を行うことです。一般的に、契約を解除する場合は、6か月前までに通知する必要がありますから、残りの契約期間が6か月以上残っていれば問題ありませんが。6か月未満の場合は違約金の支払い等を調整しておく必要があります。また、この時に原状回復の範囲や指定業者の有無を確認しておくと、後々の移転作業を円滑に取り運ぶことができます。次に新しいオフィスのレイアウトを大まかにデザインし、必要な面積や立地条件を詰めていきます。その後、オフィスビルを数多く扱う不動産業者に、新しいオフィス探しを要請します。具体的に、新しいオフィスが決まったら、賃貸契約の準備を行うとともに、社内で移転までの詳細スケジュール、必要な手続きの洗い出し及び担当者を定めます。

各種工事の依頼から旧オフィスの原状回復まで

新しいオフィスと詳細なオフィスプランが定まれば、スケジュールに沿って、内装や設備、インフラ工事の発注を行います。併せて、新しいオフィスで使用する、OA機器類や什器類を発注します。工事関係の物品購入は、オフィスの規模によって納期がかかる場合がありますから、できる限り早く手配することが大切です。大まかな移転の内容が固まってきたら、庶務担当係が中心となって、社員への周知、取引先への連絡、挨拶状の作成、郵便物の転送手続き、電話やインターネットの移設、労働基準監督署、法務局など官公庁への報告書類の準備、引っ越し業者、不用品回収業者への見積もり依頼をはじめていきます。特に郵便物の転送、官公庁への各種届出については、開業に係わる部分ですから、漏れがないよう責任者を定めて取り運ぶことが大切です。スケジュールどおり、各種工事が完了し、引っ越し作業が終われば、新オフィスの開業になります。その後、旧オフィスの原状回復工事を行い、貸主への返還、オフィス移転にかかる経費の算出及び支払いといった残務整理を経て、オフィス移転は完了します。