知っておきたいオフィス移転の基礎知識

新規事業の立ち上げや既存のオフィスでは利便性が良くないとの理由で、オフィス移転を検討する場合、まずは移転の理由や目的、新しいオフィスに求める条件を明確にすることが大切です。また、移転にかかる手続きや運営管理についても事前に考えておく必要があります。さらには、新しいオフィスで行う業務内容や社員数、来客の有無・頻度、将来的な展望についても明確なビジョンが必要です。オフィスは仕事場ですから、単なるスペースとして考えるのではなく、効率よく仕事ができるスペースであることが大切なのです。この点を疎かにして、単に賃貸料が安価である、広い、最寄り駅から近いといった理由だけで移転を決めてしまうと、せっかく新しいオフィスに移転したにも関わらず、使い勝手が悪かったり、別のコストがかかってしまうことがありますので注意が必要です。

現オフィスにおける基本的な手続き

まず、最初に行わなければならないのが、現オフィスの契約内容を確認することです。現オフィスを解約する場合、一般的に6カ月前に解約予告を行わなければなりません。期間内に解約する場合は、賃料、共益費の支払いに加えて、違約金が発生する場合もありますから注意が必要です。また、現オフィスの原状回復も大きな課題です。オフィスに特化したビルでは、契約終了時にテナントが入居していたオフィスを原状回復することが契約書に明記されています。一般的には天井、壁、床などの修復にかかる費用を負担することになりますが、損傷が激しい場合、そのコストも大きくなります。また、原状回復の範囲もまちまちですから、勝手に判断せず賃貸契約書で確認し、オーナーの同意のもと、原状回復を行うことが得策です。

オフィス移転の際に確認しておく事項

新しいオフィスを探す際、まず考えなければならないのが立地条件です。特に来客が多いオフィスであれば、最寄りの駅から徒歩で来所できることが必須ですから、実際に歩いて確認することが大切です。また、オフィス周辺の環境についても、業務上の支障や社員の不便がないか確認すべきです。オフィスの使い勝手は、社員の立場になって考えることが重要です。オフィスレイアウトをデザインしながら、必要な機器類は配備できるのか、導線は確保できるのかなど、実際の使い勝手をチェックします。また、女性社員が多い職場であれば、給湯室や化粧室などに女性の視点を取り入れることも重要なポイントです。防犯システムについては、基本的には24時間対応の警備システムが望ましいとされていますので、そのオフィスビルの防犯システムや維持管理体制を確認しておくことは非常に重要です。厳重な管理体制はオフィスビル選びの基本条件と言っても過言ではありません。立地、使い勝手、防犯に加えて、コスト、駐車場、空調システム、使用時間の制限の有無などを確認しておくと、より希望に叶ったオフィス移転が可能です。